In Việt Nhật luôn mong muốn mỗi đơn hàng được thực hiện đúng yêu cầu, đảm bảo chất lượng và mang lại trải nghiệm tốt cho khách hàng. Tuy nhiên, trong quá trình đặt hàng, sản xuất, giao nhận hoặc sử dụng sản phẩm, đôi khi có thể phát sinh những vấn đề cần được trao đổi và xử lý.
Quy định tiếp nhận và xử lý khiếu nại được xây dựng nhằm giúp khách hàng biết cách phản ánh vấn đề, cung cấp thông tin cần thiết và theo dõi quá trình xử lý một cách rõ ràng, minh bạch.
1. Nguyên tắc tiếp nhận khiếu nại
In Việt Nhật tiếp nhận các phản ánh và khiếu nại liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, đơn hàng, thanh toán, giao hàng và các vấn đề phát sinh trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ.
Mọi phản ánh đều được tiếp nhận trên tinh thần tôn trọng, thiện chí và ưu tiên tìm phương án xử lý phù hợp dựa trên thông tin thực tế của từng đơn hàng.
Để việc xử lý được chính xác, In Việt Nhật có thể cần đối chiếu thông tin đơn hàng, file thiết kế, nội dung trao đổi, hình ảnh sản phẩm và các thông tin liên quan.
2. Những vấn đề khách hàng có thể khiếu nại
Khách hàng có thể liên hệ với In Việt Nhật khi phát sinh các vấn đề liên quan đến:
- Sản phẩm không đúng với quy cách đã xác nhận.
- Sai kích thước hoặc số lượng.
- Sai chất liệu hoặc phương pháp sản xuất đã thống nhất.
- Lỗi in ấn hoặc lỗi gia công ảnh hưởng đến sản phẩm.
- Sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Đơn hàng giao không đúng sản phẩm.
- Vấn đề liên quan đến thanh toán.
- Vấn đề liên quan đến thời gian hoặc tiến độ giao hàng.
- Thông tin tư vấn hoặc dịch vụ chưa đáp ứng yêu cầu đã thống nhất.
- Các vấn đề khác liên quan trực tiếp đến đơn hàng.
3. Ai có thể gửi khiếu nại?
Khách hàng trực tiếp đặt hàng hoặc người được khách hàng ủy quyền có thể liên hệ với In Việt Nhật để phản ánh và yêu cầu hỗ trợ.
Đối với đơn hàng của doanh nghiệp, cửa hàng hoặc tổ chức, người liên hệ nên cung cấp thông tin đơn hàng và thông tin người phụ trách để quá trình xác minh được thuận tiện.
4. Thông tin cần cung cấp khi khiếu nại
Để In Việt Nhật có thể kiểm tra và xử lý nhanh hơn, khách hàng nên cung cấp các thông tin liên quan đến đơn hàng.
- Họ và tên người đặt hàng.
- Số điện thoại liên hệ.
- Tên công ty hoặc đơn vị nếu có.
- Tên sản phẩm.
- Ngày đặt hàng nếu có.
- Mã hoặc thông tin đơn hàng nếu có.
- Nội dung vấn đề cần phản ánh.
- Hình ảnh sản phẩm.
- Video nếu cần thiết.
- File thiết kế hoặc mẫu đã xác nhận nếu có.
- Thông tin giao nhận hoặc thanh toán liên quan.
Thông tin càng đầy đủ thì việc đối chiếu và xác định nguyên nhân càng thuận tiện.
5. Các kênh tiếp nhận khiếu nại
Liên hệ Hotline
Khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với In Việt Nhật qua:
Hotline phù hợp với các trường hợp cần trao đổi nhanh hoặc cần hướng dẫn cách cung cấp thông tin.
Liên hệ qua Zalo
Đối với các khiếu nại liên quan đến sản phẩm, khách hàng có thể gửi hình ảnh, video và thông tin đơn hàng qua Zalo để thuận tiện cho việc kiểm tra.
Zalo In Việt Nhật – 0903.487.299
Liên hệ qua Email
Đối với các vấn đề cần cung cấp nhiều thông tin hoặc file liên quan, khách hàng có thể gửi email đến:
6. Quy trình tiếp nhận và xử lý khiếu nại
In Việt Nhật thực hiện việc tiếp nhận và xử lý khiếu nại theo các bước cơ bản sau:
- Tiếp nhận phản ánh: ghi nhận nội dung khách hàng phản ánh.
- Thu thập thông tin: tiếp nhận hình ảnh, video, file và thông tin đơn hàng nếu cần.
- Kiểm tra: đối chiếu với đơn hàng, file thiết kế và nội dung đã xác nhận.
- Xác định nguyên nhân: xem xét nguyên nhân có thể đến từ file, thông tin đặt hàng, sản xuất, gia công, vận chuyển hoặc các yếu tố khác.
- Trao đổi với khách hàng: làm rõ các thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất.
- Đề xuất phương án: đưa ra hướng xử lý phù hợp với tình trạng thực tế.
- Thực hiện xử lý: tiến hành phương án đã thống nhất.
- Kết thúc khiếu nại: xác nhận kết quả xử lý với khách hàng.
7. Kiểm tra nguyên nhân trước khi xử lý
Đối với các khiếu nại liên quan đến chất lượng sản phẩm, In Việt Nhật cần xác định nguyên nhân trước khi đưa ra phương án xử lý.
Một số yếu tố có thể được xem xét gồm:
- File thiết kế khách hàng cung cấp.
- Phiên bản file đã xác nhận.
- Kích thước sản phẩm.
- Chất liệu sử dụng.
- Phương pháp in.
- Yêu cầu gia công.
- Quy trình sản xuất.
- Quá trình đóng gói.
- Quá trình vận chuyển.
Việc xác định nguyên nhân giúp đảm bảo phương án xử lý phù hợp và hạn chế tình trạng đánh giá vấn đề chỉ dựa trên cảm nhận hoặc thông tin chưa đầy đủ.
8. Khiếu nại liên quan đến file thiết kế
Với sản phẩm in theo yêu cầu, file thiết kế là cơ sở quan trọng để sản xuất. Vì vậy, In Việt Nhật có thể đối chiếu sản phẩm thực tế với file đã được khách hàng xác nhận.
Nếu lỗi phát sinh từ nội dung khách hàng cung cấp hoặc phiên bản file đã được xác nhận, phương án xử lý sẽ được trao đổi dựa trên tình trạng thực tế của đơn hàng.
Khách hàng nên kiểm tra kỹ các thông tin như tên thương hiệu, số điện thoại, địa chỉ, hình ảnh, giá bán và nội dung trên thiết kế trước khi xác nhận sản xuất.
9. Khiếu nại liên quan đến chất lượng in ấn
Nếu khách hàng cho rằng sản phẩm có lỗi in ấn, nên cung cấp hình ảnh hoặc video rõ ràng về khu vực cần phản ánh.
In Việt Nhật sẽ kiểm tra các yếu tố liên quan đến sản phẩm và đối chiếu với yêu cầu đã thống nhất.
Trong trường hợp xác định có lỗi thuộc quá trình sản xuất, In Việt Nhật sẽ trao đổi phương án hỗ trợ phù hợp với từng trường hợp.
10. Khiếu nại về màu sắc
Màu sắc trên màn hình và màu sắc thực tế sau khi in có thể có sự khác biệt do thiết bị hiển thị, chất liệu, công nghệ in và điều kiện quan sát.
Do đó, không phải mọi sự khác biệt màu sắc đều được xem là lỗi sản xuất.
Đối với những đơn hàng có yêu cầu đặc biệt về màu thương hiệu, khách hàng nên trao đổi trước với In Việt Nhật để thống nhất phương án kiểm soát màu phù hợp.
11. Khiếu nại về giao hàng
Nếu đơn hàng giao chậm, giao sai hoặc sản phẩm bị ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển, khách hàng nên thông báo sớm cho In Việt Nhật.
Đối với sản phẩm có dấu hiệu hư hỏng khi nhận hàng, khách hàng nên:
- Chụp ảnh kiện hàng.
- Chụp ảnh sản phẩm.
- Quay video nếu cần thiết.
- Giữ lại bao bì.
- Cung cấp thông tin đơn hàng.
- Thông báo cho In Việt Nhật trong thời gian sớm nhất.
Những thông tin này giúp In Việt Nhật có cơ sở kiểm tra tình trạng giao nhận và phối hợp với đơn vị vận chuyển nếu cần.
12. Khiếu nại về thanh toán
Nếu phát sinh vấn đề liên quan đến thanh toán, khách hàng nên cung cấp thông tin giao dịch để In Việt Nhật kiểm tra.
Các thông tin cần thiết có thể gồm:
- Thời gian giao dịch.
- Số tiền.
- Tên người chuyển khoản.
- Nội dung chuyển khoản.
- Ảnh chụp giao dịch.
- Thông tin đơn hàng liên quan.
Khách hàng không nên thực hiện thêm giao dịch khi chưa xác định rõ tình trạng khoản thanh toán nếu nghi ngờ có sai sót.
13. Thời gian xử lý khiếu nại
Thời gian xử lý phụ thuộc vào nội dung khiếu nại và mức độ phức tạp của từng trường hợp.
Những vấn đề có đầy đủ thông tin và hình ảnh có thể được kiểm tra nhanh hơn. Các trường hợp cần đối chiếu file, kiểm tra sản phẩm thực tế, xác minh quá trình vận chuyển hoặc trao đổi với bên liên quan có thể cần thêm thời gian.
In Việt Nhật sẽ trao đổi với khách hàng khi cần thêm thông tin để phục vụ việc kiểm tra.
14. Phương án xử lý khiếu nại
Tùy theo nguyên nhân và tình trạng thực tế, phương án xử lý có thể bao gồm:
- Hướng dẫn khách hàng xử lý vấn đề.
- Bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin.
- In lại sản phẩm khi xác định thuộc trường hợp được hỗ trợ.
- Đổi sản phẩm trong trường hợp phù hợp.
- Hỗ trợ xử lý vấn đề giao nhận.
- Điều chỉnh hoặc bổ sung theo thỏa thuận giữa hai bên.
- Các phương án khác phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
15. Trường hợp khiếu nại không đủ thông tin
Nếu thông tin khách hàng cung cấp chưa đủ để xác định vấn đề, In Việt Nhật có thể đề nghị bổ sung hình ảnh, video, file thiết kế hoặc thông tin đơn hàng.
Khách hàng nên phối hợp cung cấp thông tin cần thiết để quá trình kiểm tra được thực hiện chính xác và nhanh chóng.
16. Trường hợp khách hàng không đồng ý với kết quả xử lý
Nếu khách hàng chưa đồng ý với phương án xử lý, hai bên có thể tiếp tục trao đổi để làm rõ nguyên nhân và các thông tin liên quan.
In Việt Nhật ưu tiên giải quyết vấn đề trên cơ sở thông tin đơn hàng, bằng chứng thực tế và nội dung đã được hai bên thống nhất trước khi sản xuất.
17. Lưu ý để hạn chế phát sinh khiếu nại
Khách hàng có thể chủ động hạn chế các vấn đề phát sinh bằng cách:
- Cung cấp thông tin đơn hàng đầy đủ.
- Gửi đúng file thiết kế.
- Kiểm tra kỹ nội dung trước khi xác nhận.
- Thống nhất kích thước và chất liệu.
- Trao đổi rõ yêu cầu gia công.
- Thông báo thời gian cần hàng.
- Kiểm tra lại báo giá và quy cách.
- Kiểm tra sản phẩm khi nhận hàng.
- Thông báo sớm khi phát hiện vấn đề.
18. Liên hệ In Việt Nhật để được hỗ trợ
Nếu bạn có bất kỳ phản ánh nào liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, hãy liên hệ với In Việt Nhật để được tiếp nhận và hỗ trợ.
Hotline/Zalo: 0903.487.299
Email: chieuvietnhat@gmail.com
Địa chỉ: Số 51, Ngõ 295 Bạch Mai, Phường Bạch Mai, TP. Hà Nội
Xưởng sản xuất: LK5-09 KĐT Hacom, Ngọc Hồi, TP. Hà Nội
