Một sự kiện chuyên nghiệp không chỉ cần nội dung hấp dẫn, không gian đẹp và chương trình được tổ chức bài bản mà còn cần hệ thống ấn phẩm phù hợp để truyền tải thông tin và nhận diện thương hiệu. Từ banner, backdrop, standee, thư mời, vé, bảng chỉ dẫn đến voucher và tài liệu sự kiện, mỗi sản phẩm đều đảm nhận một vai trò riêng.
Vì vậy, việc lập danh sách in ấn sự kiện gồm những gì ngay từ đầu sẽ giúp ban tổ chức chủ động hơn về thiết kế, số lượng, chất liệu, thời gian sản xuất và ngân sách. Dưới đây là những sản phẩm phổ biến cần cân nhắc khi chuẩn bị một sự kiện.
Vì sao in ấn quan trọng đối với một sự kiện?
Ấn phẩm là một phần quan trọng trong việc tạo dựng hình ảnh và nhận diện cho sự kiện. Khi được thiết kế đồng bộ, các sản phẩm in ấn giúp khách mời dễ dàng nhận biết thương hiệu, tìm kiếm thông tin và di chuyển trong không gian.
- Tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho sự kiện.
- Thể hiện nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin cho khách mời.
- Hỗ trợ quảng bá chương trình.
- Tạo điểm nhấn cho không gian tổ chức.
- Hỗ trợ chụp ảnh và check-in.
- Tạo sự thống nhất giữa các khu vực.
In ấn sự kiện gồm những sản phẩm gì?
Tùy loại hình và quy mô, một sự kiện có thể sử dụng rất nhiều sản phẩm khác nhau. Có thể chia thành các nhóm chính gồm ấn phẩm quảng bá, nhận diện, trang trí, hướng dẫn, tài liệu và quà tặng.
1. Backdrop sự kiện
Backdrop là một trong những sản phẩm phổ biến nhất tại các sự kiện. Backdrop thường được đặt phía sau sân khấu, khu vực check-in hoặc vị trí chụp ảnh.
Nội dung trên backdrop có thể bao gồm logo doanh nghiệp, tên chương trình, chủ đề sự kiện, thời gian và các thông tin nhận diện khác.
Backdrop đặc biệt quan trọng vì thường xuất hiện trong hình ảnh và video được khách mời chụp tại sự kiện.
2. Banner sự kiện
Banner giúp truyền tải thông tin và nhận diện chương trình tại nhiều vị trí khác nhau.
Có thể sử dụng banner tại:
- Cổng vào.
- Mặt tiền địa điểm tổ chức.
- Khu vực sân khấu.
- Hành lang.
- Khu vực check-in.
- Khu vực trưng bày.
Tùy vị trí, banner có thể được thiết kế theo kích thước ngang, dọc hoặc dạng treo phù hợp với không gian.
3. Standee sự kiện
Standee là sản phẩm linh hoạt và dễ bố trí. Có thể sử dụng standee để giới thiệu chương trình, diễn giả, nhà tài trợ hoặc hướng dẫn khách mời.
Một số nội dung thường được in trên standee:
- Thông tin sự kiện.
- Lịch trình chương trình.
- Thông tin diễn giả.
- Thông tin nhà tài trợ.
- Chương trình khuyến mãi.
- Mã QR đăng ký hoặc nhận tài liệu.
4. Backdrop check-in và photobooth
Đối với các chương trình khai trương, hội nghị, tiệc, sinh nhật hoặc sự kiện doanh nghiệp, khu vực check-in thường là một trong những điểm được khách mời quan tâm.
Backdrop check-in cần có thiết kế bắt mắt nhưng vẫn đảm bảo logo và tên chương trình được thể hiện rõ. Đây cũng là khu vực thường xuất hiện trong ảnh đăng tải lên mạng xã hội.
5. Thư mời sự kiện
Thư mời phù hợp với hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, sự kiện khách hàng, tiệc doanh nghiệp hoặc các chương trình cần mời khách theo danh sách.
Thư mời nên thể hiện rõ:
- Tên chương trình.
- Thời gian.
- Địa điểm.
- Nội dung chính.
- Thông tin đăng ký hoặc xác nhận tham dự.
- Thông tin liên hệ.
Với sự kiện cao cấp, có thể lựa chọn giấy và phương án gia công phù hợp để tạo cảm giác trang trọng.
6. Vé sự kiện và thẻ khách mời
Vé hoặc thẻ khách mời giúp ban tổ chức kiểm soát người tham dự và đồng thời tạo dấu ấn cho chương trình.
Tùy sự kiện có thể sử dụng vé giấy, thẻ đeo, thẻ VIP hoặc thẻ phân loại khách mời.
Thông tin trên thẻ cần được kiểm tra chính xác, đặc biệt là tên chương trình, mã vé, mã QR và phân loại khách.
7. Thẻ đeo và dây đeo sự kiện
Đối với hội nghị, triển lãm hoặc sự kiện doanh nghiệp có số lượng khách lớn, thẻ đeo giúp phân loại khách mời và nhân sự.
Có thể thiết kế riêng cho:
- Ban tổ chức.
- Nhân viên.
- Diễn giả.
- Khách VIP.
- Khách tham dự.
- Đơn vị đối tác.
8. Bảng chỉ dẫn sự kiện
Không gian sự kiện có thể có nhiều khu vực khác nhau. Bảng chỉ dẫn giúp khách mời dễ dàng tìm đến sân khấu, phòng hội nghị, khu vực đăng ký, khu vực ăn uống hoặc nhà vệ sinh.
Các bảng chỉ dẫn cần có nội dung ngắn gọn, chữ lớn và dễ nhìn từ khoảng cách phù hợp.
9. Bảng tên bàn và bảng tên khu vực
Đối với tiệc, hội nghị hoặc sự kiện doanh nghiệp, bảng tên bàn giúp khách mời xác định đúng vị trí.
Có thể sử dụng cho:
- Bàn khách VIP.
- Bàn đại biểu.
- Bàn đối tác.
- Bàn theo nhóm.
- Khu vực đăng ký.
Thiết kế nên đồng bộ với backdrop, standee và các ấn phẩm khác của chương trình.
10. Tờ rơi và flyer sự kiện
Flyer và tờ rơi phù hợp với những chương trình cần quảng bá trước sự kiện hoặc phát thông tin trực tiếp cho khách tham dự.
Nội dung có thể bao gồm chương trình, ưu đãi, sản phẩm mới, lịch hoạt động hoặc thông tin liên hệ.
Nếu sử dụng mã QR, nên kiểm tra kỹ mã trước khi đưa vào sản xuất.
11. Catalogue và tài liệu giới thiệu
Đối với sự kiện ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng hoặc triển lãm, catalogue giúp doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm và dịch vụ một cách đầy đủ hơn.
Có thể chuẩn bị:
- Catalogue sản phẩm.
- Brochure doanh nghiệp.
- Profile công ty.
- Tài liệu giới thiệu dịch vụ.
- Bảng thông tin sản phẩm.
12. Poster và bảng quảng bá
Poster có thể được sử dụng trước và trong sự kiện để giới thiệu chương trình, sản phẩm hoặc các hoạt động đặc biệt.
Đối với sự kiện kéo dài nhiều ngày, poster có thể được sử dụng để giới thiệu lịch hoạt động, chương trình theo từng ngày hoặc thông tin của từng khu vực.
13. Phiếu đăng ký và biểu mẫu sự kiện
Trong một số sự kiện, đặc biệt là hội thảo và hội nghị, ban tổ chức có thể cần các loại biểu mẫu như:
- Phiếu đăng ký.
- Phiếu khảo sát.
- Phiếu đánh giá.
- Phiếu bốc thăm.
- Phiếu nhận quà.
- Phiếu xác nhận thông tin.
Các biểu mẫu nên được thiết kế đơn giản, dễ điền và có đầy đủ thông tin cần thiết.
14. Voucher và phiếu ưu đãi
Nếu sự kiện có hoạt động bán hàng, khai trương hoặc chương trình tri ân khách hàng, voucher là một sản phẩm có thể kết hợp giữa quảng bá và kích thích sử dụng dịch vụ.
Voucher cần thể hiện rõ giá trị ưu đãi, thời hạn sử dụng, điều kiện áp dụng và thông tin liên hệ.
15. Tem nhãn và sticker sự kiện
Sticker có thể được sử dụng trên quà tặng, túi giấy, hộp sản phẩm hoặc các vật phẩm phát tại sự kiện.
Tem nhãn cũng có thể dùng để nhận diện sản phẩm trưng bày, phân loại tài liệu hoặc thể hiện thông tin nhà tài trợ.
16. Hộp, túi giấy và bao bì quà tặng
Nếu chương trình có quà tặng cho khách mời, việc sử dụng hộp và túi giấy in logo sẽ giúp tổng thể chương trình chuyên nghiệp hơn.
Logo, tên chương trình hoặc thông điệp có thể được in trực tiếp trên bao bì hoặc sử dụng sticker thương hiệu.
Danh sách sản phẩm in ấn theo từng giai đoạn sự kiện
| Giai đoạn | Sản phẩm đề xuất |
|---|---|
| Trước sự kiện | Thư mời, flyer, poster, banner, vé |
| Đón khách | Backdrop check-in, standee, bảng chỉ dẫn, thẻ khách mời |
| Trong sự kiện | Backdrop sân khấu, bảng tên, tài liệu, catalogue, banner |
| Hoạt động quảng bá | Poster, standee, brochure, voucher |
| Quà tặng | Túi giấy, hộp, sticker, tem nhãn |
Cách lựa chọn sản phẩm in ấn theo loại sự kiện
Sự kiện doanh nghiệp
Nên ưu tiên backdrop, banner, standee, thẻ khách mời, bảng chỉ dẫn, tài liệu giới thiệu và các sản phẩm thể hiện nhận diện doanh nghiệp.
Khai trương cửa hàng
Có thể tập trung vào backdrop, banner, standee, poster, voucher, flyer và các sản phẩm nhận diện tại mặt tiền.
Hội nghị, hội thảo
Nên chuẩn bị backdrop sân khấu, bảng tên, thẻ đeo, bảng chỉ dẫn, tài liệu, catalogue và các ấn phẩm dành cho diễn giả.
Tiệc cưới và sự kiện cá nhân
Có thể sử dụng backdrop, bảng tên bàn, bảng welcome, thiệp mời, standee và các sản phẩm trang trí theo chủ đề.
Triển lãm và giới thiệu sản phẩm
Nên ưu tiên backdrop gian hàng, banner, standee, catalogue, brochure, bảng thông tin sản phẩm và các vật phẩm nhận diện.
Làm sao để hệ thống in ấn sự kiện đồng bộ?
Một sự kiện chuyên nghiệp không nên sử dụng các sản phẩm có thiết kế rời rạc. Từ backdrop, banner đến thẻ khách mời và tài liệu đều nên sử dụng chung một hệ thống nhận diện.
Trước khi thiết kế, ban tổ chức nên thống nhất:
- Logo.
- Màu sắc chủ đạo.
- Font chữ.
- Chủ đề sự kiện.
- Hình ảnh sử dụng.
- Thông tin chương trình.
- Thông tin liên hệ.
Việc chuẩn hóa từ đầu giúp quá trình thiết kế nhanh hơn và hạn chế tình trạng mỗi sản phẩm có một phong cách khác nhau.
Những lưu ý quan trọng khi đặt in sự kiện
Ấn phẩm sự kiện thường có thời gian sử dụng và thời điểm bàn giao rất cụ thể. Vì vậy, cần lên kế hoạch in sớm và kiểm tra kỹ trước khi sản xuất.
- Kiểm tra chính xác tên sự kiện.
- Kiểm tra ngày, giờ và địa điểm.
- Kiểm tra logo và tên nhà tài trợ.
- Kiểm tra mã QR.
- Kiểm tra số điện thoại và website.
- Kiểm tra kích thước thực tế của khu vực đặt sản phẩm.
- Dự phòng một số sản phẩm có khả năng phát sinh nhu cầu.
Đặc biệt với backdrop, banner và biển bảng kích thước lớn, cần xác định chính xác kích thước trước khi sản xuất để tránh phải chỉnh sửa hoặc in lại.
In Việt Nhật – Nhận in sản phẩm sự kiện theo yêu cầu
In Việt Nhật cung cấp các sản phẩm phục vụ sự kiện như backdrop, banner, standee, poster, decal, bảng chỉ dẫn, thẻ khách mời, catalogue, brochure, voucher, tem nhãn, túi giấy và các ấn phẩm quảng cáo.
Khách hàng có thể đặt từng hạng mục hoặc triển khai trọn bộ theo chủ đề và nhận diện của chương trình. In Việt Nhật hỗ trợ tư vấn về kích thước, chất liệu, công nghệ in, số lượng và phương án phù hợp với từng loại sự kiện.
Nếu bạn đang chuẩn bị khai trương, hội nghị, hội thảo, triển lãm, tiệc doanh nghiệp hoặc một chương trình quảng bá, hãy gửi danh sách hạng mục cần in để được tư vấn phương án phù hợp.
